Digitalización de documentos
Gana tiempo. Trabaja mejor
Ahorra espacio de almacenamiento
Evita el deterioro y extravío de documentos
Comparte documentos fácilmente
Esedeá dispone de sistemas de escaneado masivos con una capacidad de digitalización diaria de varios miles de documentos.
Digitalización de expedientes
Convertimos cualquier documento en papel a un formato digital, extrayendo la información importante y poniéndola a disposición de los sistemas de información para la toma de decisiones.
Digitalización de fondos documentales
Contamos con años de experiencia en el tratamiento de documentación de alto valor. Apuesta por la digitalización como una garantía extra de conservación de archivos históricos y fondos documentales.
Digitalización de facturas (certificadas)
Nos encargamos de recoger tus facturas, tickets y notas de gasto periódicamente, las digitalizamos (con o sin certificación) y te las devolvemos con el procedimiento y formato que mejor se adapte a tus procesos.
* Software homologado por la Agencia Tributaria para la certificación de facturas.
Con el servicio de digitalización a demanda con valija activa, recogemos periódicamente los documentos (tú marcas los tiempos), digitalizamos la documentación con registro de entrada y te la devolvemos mediante el procedimiento más cómodo y eficiente para ti.
¿Cómo lo hacemos?
El sistema de escaneado está ampliamente automatizado, permitiendo una alta eficiencia, elimina páginas en blanco, bordes negros… y atendiendo siempre a las características particulares de cada tipo documental, nuestros profesionales pueden configurar cada uno de los parámetros del escáner para que la imagen resultante sea de una calidad excelente sin pérdida de información y reflejando fielmente el documento original.
El trabajo por lotes permite la identificación, agrupación y posterior manipulación de las de las imágenes. Durante el proceso de escaneado las imágenes se van guardando en una base de datos, lo que permite visualizarlas, desecharlas o readquirirlas antes de su volcado definitivo en disco.
El sistema de escaneado masivo puede incorporar un numerador InkJet que permite numerar los documentos al mismo tiempo que son escaneados. Esta numeración puede utilizarse para la clasificación y almacenaje ordenado de los originales.
Las imágenes pueden guardarse en una gran variedad de formatos (TIFF, PDF, JPG, … } y con la resolución óptima para cada tipo de trabajo.
Además de la imagen, es imprescindible establecer los datos de indexación, es decir, los datos que nos servirán para recuperar el documento en un futuro de manera rápida y sencilla.
Cada documento debe identificarse con un dato unívoco y se puede ampliar información mediante la extracción de más datos, es decir, datos sobre datos, lo que denominamos metadatos.
Los sistemas de indexación utilizados en Esedeá tienen una alta capacidad de proceso, y son capaces de reconocer tanto texto impreso (OCR), como marcas (OMR), como, bajo ciertas limitaciones, texto manuscrito (ICR). El proceso de indexación puede reconocer asimismo el tipo de página que se está procesando, permitiendo indexar de forma automática documentos con varias páginas.
La extracción de la información se lleva a cabo de forma automática, según los patrones y parámetros definidos previamente. El sistema de reconocimiento es muy potente, permitiendo el uso de modelos de lenguaje, que mediante cálculos matemáticos y de frecuencias permiten un reconocimiento muy elevado, incluso para originales en mal estado o incompleto. Los modelos de lenguaje pueden ser restringidos o más generales, y permiten la retroalimentación, por lo que el sistema va ganando en fiabilidad y rapidez a medida que va procesando más documentos.
El sistema tiene además un módulo de validación, mediante el cual un operario puede verificar el correcto reconocimiento por parte del OCR, e indexar aquellos campos que por alguna causa no han podido ser reconocidos de forma automática.
Tanto las imágenes digitalizadas como los datos extraídos son susceptibles de introducirse en los sistemas gestores de datos del cliente o importar a DocShare conforme a los requisitos de clasificación prestablecidos.