Servicios documentales para mejorar tu productividad y optimizar la gestión del tiempo de tu equipo

Un sistema de gestión documental electrónico contribuye de manera directa a la eficacia de la gestión empresarial, ya que permite:

1. Proporcionar documentos y datos  al resto de departamentos y órganos directivos para las actividades cotidianas de la empresa: la finalidad es ofrecer la información adecuada en el menor tiempo posible.
2. Solucionar los problemas de espacio, económicos, humanos y de tiempo que provocan la acumulación indiscriminada de documentación.
3. Rapidez en la transmisión de información dentro de la empresa y hacia el exterior: el archivo permite la conservación y el acceso directo a cualquier documento empresarial por parte de cualquiera de los departamentos que lo precise.

La existencia y difusión de su patrimonio documental proporciona a la empresa una imagen de prestigio corporativo: una empresa que se mantiene a pesar de los continuos avatares económicos y se preocupa por transmitir su experiencia y su cultura de empresa es muestra de solidez y garantía.

Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen):

• Los profesionales invierten entre un 5 y un 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
• Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
• Para 2020 incrementaremos el volumen de información digital 50 veces el tamaño que tenía en 2011 y 20 veces el número de unidades que utilizamos para contener dicha información.
• Los usuarios envían y reciben una media de 133 correos al día.
• El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 4 y 12 euros.

Para poner un ejemplo, supongamos una empresa de 100 personas, con uso intensivo de la documentación. Teniendo en cuenta las horas perdidas buscando información, que llegan a alcanzar el 50% y para nuestro ejemplo pondremos un 15%, tengamos en cuenta también que el tiempo de pérdida y reemplazo de un documento puede rondar el 10%.

Con una pérdida media del 25% del tiempo (una cuarta parte del tiempo productivo del empleado) y suponiendo un coste medio por persona y hora, incluyendo gastos como espacio físico utilizado, seguros sociales, salario etc. de 12 € hora.

Pues bien, esta empresa perdería 3 €/hora por cada empleado (25%), lo que supone, en 176 horas que tiene un mes, una pérdida de 528 € por empleado/mes, y para un total de 100 trabajadores, 52.800 €/mes, lo que supone 633.600 € al año (sí, más de medio millón de euros!).

Para llevar a cabo un plan de gestión de documentos una organización debería:

1. Determinar en la fase de elaboración de documentos, qué documentos deberían crearse en cada proceso de negocio y qué información han de contener estos documentos.
2. Decidir la forma y la estructura en que deberían crearse los documentos y las tecnologías que tienen que usarse.
3. Determinar los metadatos que deberían crearse con los documentos y a lo largo de los procesos documentales.
4. Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos entre los diferentes procesos de negocio.
5. Decidir cómo organizar los documentos de forma que se facilite su uso.
6. Valorar los riesgos que comportaría no disponer de documentos que evidencien las actividades realizadas.
7. Preservar los documentos y hacerlos accesibles a lo largo del tiempo
8. Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización.
9. Garantizar que los documentos se conservan en un entorno seguro.
10. Garantizar la conservación de los documentos únicamente durante el período de tiempo necesario o requerido.
11. Identificar y evaluar oportunidades para mejorar la eficacia, la eficiencia y la calidad de los procesos.

Todas estas directrices vienen especificadas en la UNE-ISO 30300 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos.

Los principales instrumentos utilizados en las operaciones de gestión de documentos son los siguientes:

• Cuadro de clasificación: representa de forma jerárquica (en diferentes niveles) las funciones, actividades y operaciones de la organización.
• Calendario de conservación y disposición (cuadros de expurgo, tablas de evaluación y selección): especifica cuánto tiempo deben conservarse los documentos y su disposición final (conservación permanente, eliminación, transferencia).
• Tabla de acceso y seguridad: identifica los derechos y las restricciones de acceso (consulta, modificación, eliminación) de los miembros de la organización a los documentos.
• Instrumentos de consulta (sistemas de indización): tesauros, listas de términos autorizados. (Normalmente no se realiza).

La organización documental en una empresa debe abordarse desde todos los ámbitos de la misma y con la implicación a todos los niveles.

Un sistema de gestión documental se articula en torno a tres aspectos:

1. Una arquitectura documental lógica y consistente
2. Procedimientos que definan las responsabilidades y las actividades
3. Programas informáticos que permitan aumentar la eficacia y eficiencia

Cada empresa tendrá sus objetivos, pero de manera genérica, la implantación de un sistema de gestión de documentos persigue:

• Optimizar recursos.
• Mejorar la productividad.
• Reducir costes.
• Fomentar la cultura corporativa para compartir información.

Son necesarias entrevistas iniciales para conocer la estructura documental actual, el flujo documental y las funciones de cada departamento.

En Servicios Documentales Avanzados nos apoyamos en la normativa actual, aportando un sistema de control documental extra, que aunque no es de obligado cumplimiento, nos ayuda a enfocar con garantías cualquier proyecto de digitalización de documentos e implantación de software de gestión documental.

La normalización hoy en día abarca la totalidad de nuestra vida. Existen normas para casi todo, y dada la naturaleza del mundo globalizado en que vivimos, la mayoría tienen un alcance internacional.

La norma “General international Standard Archival description ISAD(G)”, constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas. En el texto de la norma se especifica que: “debe utilizarse juntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de las normas nacionales”. Esta norma es, ante todo, un punto de partida.

La International Organization for Standardization (ISO), en el campo específico de las Ciencias de la Documentación. (15489 y su actualización 30300 y 30301)

Moreq: Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.  La especificación MoReq se ha llevado a cabo teniendo siempre en mente el pragmatismo y la facilidad de uso. En principio, se ha concebido como instrumento práctico de ayuda a las organizaciones para satisfacer las necesidades propias de su actividad de gestión de documentos de archivo, tanto electrónicos como tradicionales. Aunque en su desarrollo se han tomado en consideración la archivística y las disciplinas tradicionales de gestión de documentos de archivo, éstas se han interpretado de forma acorde a los entornos electrónicos. Por consiguiente, en la elaboración del modelo de requisitos se han tenido presentes las necesidades de la gestión de documentos de archivo, tanto tradicionales como electrónicos.

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad establece la serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por las AA.PP. y que desarrollan aspectos concretos de la interoperabilidad entre las AA.PP. y con los ciudadanos.

Aunque no hay una legislación específica que regule los documentos que las empresas han de guardar, la modificación del Código de Comercio indica lo siguiente:  «Código de Comercio (1885). Tit.3, art.30 (art. II ley 19/1989 De reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil a la Directiva de la CEE en materia de Sociedades) «De la contabilidad de los empresarios». Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.“

Por otra parte, la normativa fiscal vigente obliga a conservar durante un plazo mínimo de cuatro años los documentos de carácter fiscal y contable.

Estos períodos de conservación y/o eliminación han de tenerse en cuenta al elaborar el plan de conservación, que define por cuánto tiempo ha de guardarse cada tipo de documento y cuándo debe eliminarse.

La Ley 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal establece una serie de obligaciones para las empresas y despachos profesionales que tengan a su disposición datos personales de clientes.

El cumplimiento de esta ley supone la legitimación y legalización de ficheros informáticos, su inscripción en el Registro General de la Agencia de Protección de Datos, la creación del documento de seguridad y la auditoria en protección de datos.

La Ley 34/2002, de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico obliga a las empresas que envían comunicaciones electrónicas con fines promocionales o comerciales a sus clientes a obtener su aceptación para poder enviarles información referente a sus servicios.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas

Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (será derogada con las 2 anteriores, aunque muchos aspectos se han sacado de esta)

Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica

Ley 4/1998, de 11 de junio, del Patrimonio Cultural Valenciano. Comunidad Autónoma Valenciana

Ley 3/2005, de 15 de junio, de Archivos Comunidad Autónoma Valenciana